Wygodne generowanie plików PDF
Pomimo swojej popularności, tradycyjne metody tworzenia plików PDF mają swoje wyzwania. Poprzez eksplorację alternatywnych metod, takich jak konwersja plików do formatu PDF, dedykowane narzędzia PDF mogą pokonać tradycyjne wyzwania i zapewnić użytkownikom płynne tworzenie dokumentów.
Użytkownicy mogą teraz tworzyć pliki PDF wieloma praktycznymi metodami:
- Pliki PDF można generować z obrazów, plików DWG/DXF, plików zeskanowanych, a także plików pakietu MS Office.
- Możesz ustawić generowanie PDF w dowolnym przejściu naszego przepływu pracy, ale zwykle odbywa się to podczas zatwierdzania dokumentacji i przypisywania nowej rewizji. Generowanie pliku możesz również wywołać z menu kontekstowego – klikając prawym przyciskiem myszy na pliku i wybierając odpowiednie polecenie.
- Pliki generowane automatycznie umieszczane są w wyznaczonych folderach, np. tych, do których udzieliłeś dostępu pracownikom działu produkcji.
- Po zastosowaniu nowej wersji tworzona jest kolejna wersja pliku PDF zawierająca informację o tym, że rysunek jest edytowany.
W jakich programach można utworzyć plik PDF?
Możesz utworzyć plik PDF za pomocą wielu programów, zarówno płatnych, jak i bezpłatnych. Oto kilka popularnych programów, które mogą tworzyć pliki PDF:
- Adobe Acrobat: Jest to jeden z najsłynniejszych programów do tworzenia i edycji plików PDF. Jest dostępny na platformy Windows i macOS, ale jest płatny.
- SwifDoo PDF dla Windows: Jest to program zaprojektowany, jak sama nazwa wskazuje, do szybkiego tworzenia i konwertowania plików PDF. Narzędzie obsługuje również inne formaty wyjściowe bez żadnych problemów: PNG, DWG, HTML, EPUB, z różną liczbą bitów i inne.
- Microsoft Word: Możesz utworzyć dokument w programie Word i zapisać go jako plik PDF. Jest to dobra opcja dla osób, które już mają pakiet Microsoft Office.
- Microsoft Excel: Podobnie jak Word, Excel umożliwia również eksportowanie arkuszy kalkulacyjnych do formatu PDF. Jest to przydatna funkcja do udostępniania raportów i danych liczbowych.
- LibreOffice Writer: LibreOffice to darmowy pakiet biurowy, a jego edytor tekstu Writer umożliwia zapisywanie dokumentów w postaci plików PDF.
- Dokumenty Google: To darmowy pakiet biurowy online. Możesz tworzyć dokumenty w Google Docs i eksportować je jako plik PDF.
To tylko kilka przykładów programów, w których możesz tworzyć pliki PDF. Istnieje wiele innych dostępnych opcji, zarówno płatnych, jak i bezpłatnych, które mogą spełnić Twoje potrzeby.
Nie zapomnij o dostępności
Zapewniając dostępność, nie tylko pomagamy osobom z różnymi niepełnosprawnościami, ale także ułatwiamy życie każdemu z naszych czytelników. Pomyślmy o sytuacji, w której ktoś próbuje przeczytać nasz dokument w autobusie, w przerwie na lunch lub w innym czasie, gdy nie może korzystać z tradycyjnego komputera.
Dzięki dostępności treści każdy będzie mógł z nich korzystać bez względu na okoliczności.
Struktura dokumentu
Upewnij się, że Twój dokument PDF ma przejrzystą i logiczną strukturę. Używaj odpowiednich nagłówków (h1, h2, h3 itd.), akapitów i list. Ułatwi to osobom korzystającym z czytników ekranu nawigację po Twojej treści.
Tekst
Unikaj skomplikowanego, technicznego języka. Pisz jasno i zrozumiale, używając prostszego słownictwa. Pamiętaj również o zapewnieniu odpowiedniego kontrastu między kolorem tekstu a tłem, aby ułatwić czytanie.
Obrazy i wykresy
Jeśli Twój dokument zawiera obrazy, wykresy lub inne grafiki, upewnij się, że mają alternatywne opisy (znane również jako „alt text”). Pomoże to osobom niewidomym lub niedowidzącym zrozumieć, co przedstawia grafika.
Elementy interaktywne
Jeśli Twój dokument zawiera jakiekolwiek elementy interaktywne, takie jak formularze lub przyciski, upewnij się, że można je kontrolować nie tylko za pomocą myszy, ale także klawiatury. Jest to ważne dla osób, które nie mogą używać urządzeń wskazujących.
Dostępność techniczna
Na koniec nie zapomnij o aspektach technicznych. Udostępnij swój dokument w powszechnie używanym formacie, najlepiej PDF, który dobrze współpracuje z czytnikami ekranu i innymi pomocami ułatwień dostępu. Upewnij się również, że plik jest prawidłowo skonfigurowany pod kątem ułatwień dostępu – na przykład, czy ma prawidłowo oznaczone nagłówki, opisy obrazów itp.
Zatrudnij ekspertów i przetestuj
Dostępność to złożony temat, dlatego warto zaangażować ekspertów, aby pomogli Ci ją wdrożyć. Na przykład możesz skonsultować się z osobami niewidomymi lub niedowidzącymi, aby uzyskać cenne porady. Warto również przetestować swoje dokumenty przy użyciu różnych technologii ułatwień dostępu, takich jak czytniki ekranu.
Na koniec
Jedną z najważniejszych zalet formatu dokumentu przenośnego jest fakt, że taki plik prezentuje swoją zawartość w identyczny sposób niezależnie od systemu operacyjnego, na którym jest otwierany. Kwestia ta nie jest bez znaczenia, gdy chcemy zachować konkretne czcionki, a także sposób formatowania dokumentu.
Pliki PDF są zdecydowanie standardem, który rozwiązuje wiele problemów, na które możesz natrafić podczas korzystania z plików .TXT lub .DOC. Nawet jeśli stosujesz się do niektórych dobrych praktyk tworzenia plików PDF, ważne jest, aby sprawdzić dokumenty pod kątem problemów z dostępnością i naprawić wszelkie znalezione problemy.
Źródło wyróżnionego obrazu: CURVD®/Unsplash
