Każdej firmie zależy na oszczędzaniu pieniędzy i szybszej realizacji zadań. Zarządzanie kosztami może naprawdę zmienić zasady gry. Nie chodzi tylko o obniżenie rachunków. Chodzi o używanie odpowiednich systemów, aby mieć pewność, że działasz wydajnie. Nie chcesz wyrzucać pieniędzy w błoto.
Potrzebne są małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP). rozwiązania do zarządzania kosztami które odpowiadają ich rozmiarom, a nie coś zbudowanego dla dużej korporacji. Zarządzanie kosztami pomaga śledzić każdy grosz. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak zmniejszyć wydatki i zwiększyć wydajność, nie tracąc przy tym potu.
Zarządzanie kosztami w małych i średnich firmach
Każda mała firma zna wartość pieniądza. Trzeba go mądrze wydać. Ale od czego zacząć? Zaczyna się od wiedzy, co i gdzie wydajesz. Narzędzia do zarządzania kosztami dają jasny obraz sytuacji. Śledzą Twoje materiały biurowe, nawyki związane z drukowaniem i zużycie energii. Możesz zobaczyć, co pochłania Twój budżet i gdzie możesz go obciąć. Nie chodzi o duże zmiany. Małe poprawki mogą mieć duże znaczenie. Skoncentruj się na tym, co najważniejsze i przytnij dodatki.
Osiągnięcie widoczności i kontroli nad działaniami drukarskimi
Drukowanie może być podstępnym wydatkiem. Nie zauważasz tego, dopóki rachunki się nie spiętrzą. Ale możesz przejąć kontrolę. Monitorując wykorzystanie drukowania, wiesz, kto i co drukuje, jak często i dlaczego. Możesz nawet ustawić limity. Być może zespół marketingowy nie potrzebuje kolorowych wydruków na każde spotkanie. Kiedy już wiesz, gdzie leży nadmiar, z łatwością go przytniesz. Oprogramowanie może pomóc Ci to zrobić automatycznie. Mniej wydruków, niższe koszty.
Ustawianie ograniczeń użytkowania w celu redukcji kosztów
Limity działają. Jeśli dasz ludziom swobodę, koszty wzrosną. Wyznaczaj granice w zakresie drukowania, kopiowania, a nawet zużycia papieru. Kiedy istnieją ograniczenia, ludzie zastanawiają się dwa razy. Mądrze korzystają z zasobów. Za pomocą kilku kliknięć w systemie kosztów możesz ustawić te granice. Nigdy więcej marnotrawnych nawyków. Proste zasady pozwalają utrzymać wszystko pod kontrolą bez dodawania stresu.
Wykorzystanie zarządzania urządzeniami w celu zwiększenia wydajności
Technologia jest wszędzie w biurze. Drukarki, skanery i kopiarki to dopiero początek. Ale ile potrzebujesz? Zarządzanie urządzeniami pomaga w pełni wykorzystać możliwości maszyn. Zamiast mieć urządzenie na każdym biurku, skonsoliduj. Udostępniaj maszyny między zespołami. Śledź, jak często są używane i sprawdź, czy nie masz ich za dużo. Właściwe zarządzanie urządzeniami pozwala zaoszczędzić na konserwacji, zasilaniu i materiałach eksploatacyjnych. Mniej bałaganu, więcej oszczędności.
Optymalizacja całkowitego kosztu posiadania
Należy rozważyć szerszy obraz. Całkowity koszt posiadania (TCO) obejmuje nie tylko cenę urządzenia, ale wszystko, czego potrzebuje do działania. Papier, tusz, naprawy — to się sumuje. Wybierając odpowiednie narzędzia, zmniejszasz całkowity koszt posiadania. Szukaj urządzeń energooszczędnych. Wybierz maszyny, które wytrzymają dłużej. Wymień przestarzały sprzęt, który często się psuje. Mniej napraw i lepsza wydajność oznaczają, że więcej pieniędzy zostaje w Twojej kieszeni.
Minimalizacja przestojów poprzez monitorowanie w czasie rzeczywistym
Czas to pieniądz. Kiedy Twoje systemy ulegną awarii, stracisz oba. Monitorowanie w czasie rzeczywistym pozwala dostrzec problemy, zanim staną się kryzysami. Przy odpowiedniej konfiguracji możesz śledzić wszystkie urządzenia biurowe i sprawdzać, czy coś jest nie tak. Czy w drukarce kończy się atrament? Czy skaner działa wolno? Napraw to, zanim się zepsuje. Im mniej masz czkawek, tym wydajniej działa Twoje biuro. Mniej przestojów oznacza lepszą produktywność.
Ograniczenie marnotrawstwa dzięki zasadom druku
Czasem są to proste rzeczy. Ustaw zasady drukowania. Zezwalaj na kolorowe wydruki tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Ustaw drukowanie dwustronne jako domyślne. Ogranicz liczbę stron, które użytkownicy mogą wydrukować jednocześnie. Zasady te oszczędzają papier, toner i energię. Zmuszają także pracowników do zastanowienia się nad tym, co drukują. Czy naprawdę potrzebują tego 20-stronicowego dokumentu w kolorze? Prawdopodobnie nie. Kontrolując odpady, kontrolujesz koszty.
Poprawa odpowiedzialności między działami
Każdy w biurze odgrywa rolę w zarządzaniu kosztami. To nie zależy tylko od zespołu finansowego. Śledząc wykorzystanie według działów, możesz zobaczyć, które zespoły wykorzystują najwięcej zasobów. Czy dział IT drukuje zbyt wiele raportów? Czy HR nęka kopiarkę? Kiedy ludzie wiedzą, że są monitorowani, są bardziej uważni. Odpowiedzialność napędza odpowiedzialność. Łatwo jest zobaczyć, gdzie należy wprowadzić zmiany i kto potrzebuje szturchnięcia.
Wskazówki dotyczące wyboru odpowiedniego systemu zarządzania kosztami
Skoro już wiesz, co może zrobić zarządzanie kosztami, jak wybrać odpowiedni system? Zacznij od oceny swoich potrzeb. Poszukaj oprogramowania, które jest łatwe w użyciu, ale oferuje wszystkie potrzebne funkcje. Upewnij się, że można go skalować wraz z Twoją firmą. Nie chcesz z tego wyrosnąć w ciągu roku. Sprawdź dobrą obsługę klienta. Będziesz potrzebować pomocy, jeśli coś pójdzie nie tak. I na koniec upewnij się, że mieści się w Twoim budżecie. Właściwy system zwraca się z czasem.
Cięcie kosztów nie polega na wprowadzaniu drastycznych zmian. Chodzi o mądre decyzje. Dzięki efektywnemu rozwiązaniu możesz kontrolować każdą część swojego biura rozwiązania do zarządzania kosztami. Od drukowania po zarządzanie urządzeniami — oszczędzasz, ograniczając ilość odpadów i zwiększając wydajność. Kluczem jest wiedza, na co idą Twoje pieniądze i wprowadzanie drobnych korekt. W końcu chodzi o równowagę. Dzięki odpowiednim narzędziom Twoja firma może się rozwijać bez rozbijania banku.
Autor wyróżnionego obrazu: Declan Sun/Unsplash