W ciągu dnia komunikujesz się ze współpracownikami, klientami i wieloma innymi osobami w sposób, który nie obejmuje rozmów twarzą w twarz. Od e-maili po faksy, spotkania Zoom i nie tylko – komunikacja cyfrowa zrewolucjonizowała sposób, w jaki łączysz się z innymi.
Aby mieć pewność, że Twoja komunikacja cyfrowa zrobi pozytywne wrażenie, ważne jest, aby pamiętać o podstawowych zasadach etykiety. Weź na przykład pod uwagę następujące wskazówki:
Etykieta e-mailowa 101
Jak Zoho zauważa, ważne jest, aby używać profesjonalnych powitań, szczególnie gdy kontaktujesz się z nowymi lub potencjalnymi klientami lub menedżerem lub właściciel firmy.
Zamiast zaczynać biznesową wiadomość e-mail od słów „Hej!” lub „Witajcie wszyscy!” ważne jest, aby używać bardziej formalnych pozdrowień, takich jak „Drogi Edwardzie” lub „Kogo to może dotyczyć”. To prawda, jeśli wysyłasz e-mail do współpracownika, którego znasz od jakiegoś czasu i tak jest przyjaciółmi, możesz użyć bardziej swobodnego powitania, ale w większości przypadków oficjalnym jest lepszym wyborem.
Ponadto rozważ dodanie sloganu e-mailowego które obejmuje Twoje imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu i adres e-mail. Dzięki temu wysyłane służbowe e-maile będą wyglądać lepiej profesjonalny. Uważaj tylko, aby nie przesadzić z hasłami i cytatami pod swoim imieniem i nazwiskiem; podstawowe informacje wystarczą.
Zawsze dołączaj stronę tytułową faksu
Gdy powiadamiasz kogoś, że wysyłasz faks, możesz, co zrozumiałe, założyć, że Twój faks będzie jedynym, który zostanie wysłany.
Jeśli jednak wysyłasz faks do zapracowanej firmy, istnieje duże prawdopodobieństwo, że wiadomość zaginie w stosie faksów. Aby zapobiec wylądowaniu faksu na niewłaściwym biurku, pamiętaj, aby zawsze dołączyć stronę tytułową faksu, taką jak jedna z bezpłatnych strony tytułowe faksu z MyFaxu. Szablony te zawierają ważne informacje, takie jak Twoje imię i nazwisko, do kogo wysyłasz faks, oraz miejsce na notatkę dotyczącą zawartości faksu.
W ten sposób osoba odpowiedzialna za odbieranie faksów będzie mogła łatwo sprawdzić, do kogo jest przeznaczony faks, i nie będzie musiała tracić cennego czasu na jego czytanie.
Regulamin spotkań zdalnych
Udział w spotkaniu ze swojego salonu za pośrednictwem Zoom lub innego programu do wirtualnych spotkań może być niezwykle wygodny. Ale przebywanie w zaciszu własnego domu nie daje ludziom carte blanche na super swobodne podejście do swojego zachowania.
Jak Punkt centralny notatki, przyjdź punktualnie na spotkanie i, jeśli odpowiadasz za rozmowę na Zoomie, zakończ spotkanie o wcześniej ustalonej godzinie. Oprzyj się pokusie sprawdzania poczty elektronicznej i SMS-ów podczas rozmowy; nawet jeśli aktualnie nie rozmawiasz, najlepiej przez cały czas zwracać uwagę.
Jeśli musisz robić notatki podczas rozmowy na Zoomie, zamiast klikać na klawiaturze, użyj pióra i papieru. Inną opcją, jeśli wolisz, jest wyciszenie mikrofonu, aby inni nie usłyszeli stukania w Twoje klawisze. Jeśli podczas rozmowy masz pytanie, zamiast przeszkadzać, użyj emoji „podniesionej ręki”, aby wskazać, że masz coś do powiedzenia.
Etykieta sprawia, że komunikacja cyfrowa jest skuteczniejsza
Komunikacja cyfrowa z pewnością znacznie ułatwiła utrzymywanie kontaktu z innymi w pracy. Trzymając się kilku podstawowych zasad etykiety, może ona być równie skuteczna jak komunikacja twarzą w twarz, a jednocześnie może pomóc wywrzeć pozytywne wrażenie na innych.
Autor wyróżnionego obrazu: Windows/Odsplash
